PMS Hôtellerie

Optima Property Management System

DECOUVREZ LA TECHNOLOGIE DE LA PROCHAINE GÉNÉRATION

 

Optima PMS est un leader mondial des Systèmes de Gestion Hôtelière qui intègre les dernières technologies de pointe. Il est conçu pour fournir toutes les fonctionnalités d'un système Front Office sophistiqué relié à d'autres applications de l'hôtel, ce sur la même base de données SQL.
 
Optima PMS comprend des outils en ligne internes (Gestion des Canaux de Distribution et  Puissant outil de Revenu Management) permettant aux hôtels d’être à la pointe sur un marché flexible et dynamique, d’étendre leur part de marché et d'améliorer leurs revenus basé sur des outils intelligents.

Optima PMS permet aux hôtels de gérer, mesurer, analyser et optimiser le flux constant d'informations dans tous les domaines de l'hôtellerie en temps réel. Optima garantit que les opérations commerciales fonctionnent aussi efficacement que possible.
 
La solution Optima PMS comprend de nombreuses fonctionnalités pour l'amélioration du service et l'expérience Client. Avec l'expansion constante de la concurrence et l'utilisation d'Internet, l'augmentation de la satisfaction globale des clients devient critique à la survie de tout hôtel. Dans ce monde connecté, les clients satisfaits sont incités à écrire des critiques positives sur TripAdvisor et autres sites similaires.

Optima PMS permet une performance maximale, basé sur les dernières technologies. Avec l'utilisation d'une interface graphique moderne, il offre le système ultime pour toute votre infrastructure informatique.

Optima est le système Front Office le plus puissant basé sur des années d'expérience opérationnelle des équipes projet et de développement dans les meilleurs hôtels. Ces équipes sont en constante réflexion  pour répondre aux normes les plus élevées de l'industrie hôtelière pour le siècle prochain.

 

Une Gestion efficace

Optima PMS met à la portée du gestionnaire, toutes les informations essentielles nécessaires pour un fonctionnement optimal de votre hôtel. Toutes les informations peuvent être consultées en ligne, imprimées dans une grande variété de rapports ou affiché sur des graphiques. Un système avancé d'icônes et de code couleur vous donnent un excellent aperçu de toutes les opérations de l'hôtel et vous permettre une gestion plus précise.

C'est un outil de marketing rentable, car il capture un large éventail de données nécessaires pour faire une analyse marketing utile.

L’analyse de l'information est simple, rapide et précise. Nous retrouvons sur un même état les revenus réalisés, les budgets, la comparaison avec l'année en cours et l'année précédente pour les données d'occupation, de segmentation de clients.

Dans un environnement toujours plus exigeant et concurrentiel, Optima PMS permet d’améliorer votre efficacité dans la gestion, les opérations de réservation,  la facturation, l'ajustement dynamique des prix, la productivité du personnel,  le marketing et les ventes. Optima permet un service plus personnalisé et efficace aux clients de l'hôtel, ce qui entraîne des prix moyens et taux d'occupation à la hausse.

 

Fonctionnent simple et convivial

Optima a une architecture ouverte unique, résultat de l'utilisation d'outils de développement standards tels que Power Builder ™.

Une interface conviviale et facile à utiliser permet de simplifier la saisie des données ou la consultation d'informations financières. La simplicité de l'interface utilisateur permet un apprentissage et une utilisation du système facile et rapide, peu importe la taille de votre hôtel.

Simplifiez vous la vie grâce à une combinaison habile des touches de raccourci,  un écran tactile ou la souris. Vous opérez et accédéez aux  facilement, rapidement et efficacement.

Optima est conçu pour une utilisation simple, une flexibilité maximale dans ses fonctionnalités, rendant vos opérations rentables et plus aisées.

 

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Configuration personnalisée et flexible

Optima PMS permet à votre hôtel de définir vos chambres de différentes manières, de les regrouper dans des bâtiments ou des ailes différentes, de les classer selon les types et catégories que vous aurez choisis. Un nombre illimité de prix, de forfaits peut être créé. De plus, vos tarifs sont gérés de manière dynamique,  en un claquement de doigts et diffusés sur les canaux de distribution immédiatement, cela avec un haut degré de flexibilité.

Chaque agence de voyages ou entreprise est sûre d'avoir ses propres conditions tarifaires, sans se poser de question : Chaque contrat est intégré dans Optima.

La simplicité et facilité d'utilisation de la configuration permet la mise en œuvre rapide de la solution dans des hôtels de toute taille ou les resorts. Des prestations spéciales sont faciles à définir, renforçant le service à la clientèle, en classifiant vos clients selon différents statuts :  VIP, société, agent et l'accès par tous au profil de votre hôte.

Les accords contractuels, les allotements sont  stockés dans le système garantissant un processus de réservation rapide avec les clients finaux ou grands comptes.

 

 

 

 

 

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Une palette de fonctionnalités sophistiquées et complètes

Optima PMS intègre une gamme complète de fonctionnalités sophistiquées :

  • Contrôle folio complet
  • Nombre illimité de folios de facturation par hôte, charges automatiques principales / Extras / autres arrangements
  • Module complet de réservation
  • Information sur les clients présents
  • Forfaits et arrangements sophistiqués définis par l'utilisateur
  • Gestion fine de l'occupation et des prix par adulte, junior, enfant voire bébé
  • Les réservations de groupe gèrent un nombre quotidien flexible des types de chambres, chambres,  clients,  forfaits et  statuts
  • Suivi des réservations provisoires, des options et liste d'attente des réservations, avec rétrocession automatique le cas échéant
  • Nombre illimité de tarifs et grilles de prix unitaires
  • Historique complet de l'activité de vos clients,  publipostage
  • Tableau de bord synthétique et dynamique
  • Gestion de l'entretien et de la  maintenance
  • Procédures nuit avec postings automatiques ou semi-automatiques
  • Une multitude de rapports, un générateur de rapport avancé
  • Enregistrement de toutes les transactions dans deux devises
  • Règlements en devises multiples
  • Gestion complète de la TVA selon les lois en vigueur dans tous les pays
  • Entièrement interfacé avec tous les systèmes PABX principaux
  • Multi langue (affectation d'une langue à l'utilisateur)
  • Channel Manager en ligne interne à OPTIMA
  • Outils intégrés d'optimisation de revenu
  • Module de commissions automatiques

 

 

Des fontionnalités à votre valeur ajoutée

Optima comprend des modules uniques tels des outils internes de revenu management, un BI connecté à un Data-warehouse centralisé , des rapports et des graphiques dynamiques, des rapports synthétiques et instantanés de l'activité  envoyés par e-mail quotidiennement au comité de Direction de l'hôtel ainsi qu'au propriétaire.

Mais aussi, des modules avancés aidant à la gestion des services à la clientèle VIP,  modules CRM internes et externes ainsi qu'un puissant  programme de gestion des demandes clients au cours de leur séjour (OSCAR).

Optima rationalise les processus permettant au personnel de donner toujours plus d'attention aux clients d'une part, de réduire les coûts de main-d'œuvre et de contrôler les actions d'autre part.

 

 

Les modules d'OPTIMA PMS :

RESERVATIONS

  • Disponibilité des chambres avec accès direct à une réservation donnée (drill down)
  • Réservation directe depuis une simulation de réservation
  • Evaluation flexible et calcul automatique du montant total d'une réservation
  • Facturation individuelle de chaque membre d'un groupe
  • Création des folios master pour les groupes depuis le masque de réservation
  • Facilité d'affectation des demandes spéciales de clients
  • Prestations facilement personnalisables pour chaque hôtel.
  • Gestion des types et niveaux de VIP
  • Attributions de chambres partielles ou entièrement automatiques en fonction des réservations
  • Intégration automatique des demandes spéciales sur les réservations des clients individuels, groupes, agent ou entreprise.
  • Gestion automatique des commissions.

RECEPTION

  • Des procédures claires, concises d'enregistrement ou de walk-in très rapides 
  • Mise à jour de l'historique complet du client incluant les préférences ainsi qu'une photo d'identité.
  • Scan des passeports
  • Contrats liés au client et à la société

VIE DE L'HOTEL

  • Cahier de consigne
  • Liste des informations du concierge
  • Gestion des messages clients & recherche de clients

RAPPORTS

  • Des rapports adaptés à tous les niveaux de management.
  • Multiple rapports de statistiques
  • Rapports prévisionnels de l'occupation et de l'attribution du travail.
  • Tous les rapports sont exportables sous différents formats dont les outils Microsoft Office

 

 

 

 

 

 

FACTURATION

  • Gestion de tous les aspects des transactions multi-devises et de tous les types de T.V.A.
  • Facturation sur des folios non rattachés à des chambres
  • Calcul automatique des caisses pour chaque agent de de la réception à tout moment
  • Dépôt automatique de nuit
  • Gestion des débiteurs avancée et facile d'utilisation
  • Interfaces avec le POS, le téléphone, le PayTV, les minibars automatiques...
  • Rapports de commissions

MAINTENANCE & ENTRETIEN

  • Affectations des missions des femmes de chambre rapidement selon des paramètres de fonctionnement prédéfinis
  • Demandes d'interventions envoyées automatiquement au service d'entretien sur un smartphone ou une tablette

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 Optima Go Green permet aux hôtels utilisant la solution Optima  de redoubler d'efforts et de réduire les quantités de papier utilisées. La solution répond à deux objectifs importants : aider l'environnement et réduire les coûts d'exploitation.

 Optima Go Green comprend les éléments suivants :

  1. Optima Green Check In– Un pré-enregistrement peut être fait sur internet ou smartphone jusqu'à 24 heures avant l'arrivée, le pré-enregistrement évite ainsi l'impression des cartes d'enregistrements et accélère le processus d'enregistrement à l’hôtel. 
     
  2. Optima Green Check Out  propose la présentation de la facture du client sur un iPad, ou tout type d'écran. La facture est alors envoyée au client ou à l'entreprise directement par email au lieu d'en imprimer une copie.

  3. Optima Fax et pièces jointes permet de joindre faxes et documents à la réservation et de les visualiser à tout moment. Les pièces jointes des réservations et des folios peuvent être consultés des années après que le client ait payé.
     
  4. Optima passports and IDs scanning Supprimer la photocopie des pièces d'identité des clients. La numérisation des passeports insert directement les détails dans les profils clients, y compris une photo d'identité (lors de l'utilisation d'Optima CRM) et de joint le document numérisé au dossier.
  5. Processus de nuit sans papier– Toutes les statistiques et informations financières sont stockées dans la base de données et peuvent être consultées à tout moment. Pas besoin d'imprimer quoi que ce soit. 

  6. Optima Managers’ Snapshots – Les rapports quotidiens sont envoyés chaque jour aux managers sélectionnés par e-mail. Même les utilisateurs n'ayant pas accès à Optima ont l'information du matin.

  7. Optima Hotel Manager Anywhere – Permet aux managers et aux collaborateurs de voir la disponibilité ainsi que les prix en ligne en temps réel sur leur smartphones, au lieux des piles de rapports, déjà dépassés.

 

 

"Silverbyte a toujours pensé écologie et les programmes Optima ont été développés avec l'idée que l'information doit être lue plutôt que imprimé"

"Dans le projet "Go Green" nous avons franchi une étape supplémentaire pour sauver l'environnement en encourageant les clients de l'hôtel à partager les efforts. La technologie de pointe, disponible à tout le monde aujourd'hui sur Internet et smartphones, peut tous nous aider à réduire la quantité de déchets générés par l'impression inutile des documents et formulaires".

a déclaré Einav Cohen, CEO de Silverbyte Israel.

Jusqu'à présent, les bureaux de réservations étaient utilisés pour être remplis de papiers, fichiers, dossiers et des supports papiers. Chaque réservation était transmise sur papier via les télécopieurs, les pièces justificatives et autres documents lui étaient rattachés physiquement. Il y avait toujours le risque d'incendie ou d'autres dommages qui se traduirait par une perte permanente de ces papiers. Il ne fait aucun doute que les hôtels ont besoin de travailler dans un environnement sans papier.

La solution Optima Go Green tourne entièrement autour de la gestion des documents sans perdre de temps ni d'espace. La gestion des documents est devenue une priorité absolue dans les hôtels où la réduction des coûts d'impression, des papiers, des fichiers et des racks est devenue essentielle. La solution Optima Go Green rend la coordination entre les différents services de l'hôtel ou d'un groupe plus lisse, car les fichiers électroniques peuvent être consultés par toute personne qui en a besoin et a autorité appropriée.

Un bureau où la gestion des documents se fait par Optima peut facilement localiser un fax ou un document par un clic de la souris, le lire, l'envoyer par fax ou par courriel à partir d'Optima PMS. Il n'y a pas de dossiers complets de papier se déplaçant du back-office vers la réception, puis vers la comptabilité et enfin aux archives. Plus besoin de fouiller dans des boîtes pour trouver un bon manquant et pas besoin de mètres carrés pour stocker des tonnes de papier dans les archives sombres.

 

Un éventail de modules complémentaires

Modules

 

 

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